El otro día hablaba con un cliente que quiere mejorar la gestión de sus reuniones. Es un clásico de ayer, hoy y mañana, y que sin embargo sigue afectando a la mayoría de empresas. Yo le proponía, mejor que colocarle una formación típica al respecto, un programa de transformación.
En el post de hoy recomiendo algunas claves para mejorar las reuniones:
- Cuantifica y calcula el coste. Haciendo un ejercicio con algunas suposiciones, calculaba que las reuniones podían costarles unos 17M€ cada año y más de 500€ / reunión. En cada caso habrá que medir y calcular su cifra real, pero todo el mundo debe ser consciente de cuánto cuesta cada reunión y todas las reuniones en un año. Sólo con mejorar un 5% su gestión podrían ahorrar 850000€ cada año.
- No hagas una formación, haz una transformación. Las formaciones están muy bien, pero si no van acompañadas de cambios en los procesos, políticas, incentivos, cultura, etc. no tendrán mucho impacto. Hay que diseñar un programa de transformación, no un cursito.
- Establece unos estándares claros para las reuniones, cuándo y cómo prepararlas, realizarlas, darles seguimiento, etc. Define formatos, actas, reserva de salas, etc. Pero que sean fáciles y prácticos, limita la burocracia.
- Comunícalo bien. Que todo el mundo los conozca, comprenda, comparta y se comprometa.
- Sé radical. No toleres reuniones o gestores de las mismas en las que se incumplan claramente los estándares acordados. No permitas reuniones innecesarias, con gente que no aporta o que está escribiendo en su pc mientras otros hablan, sin agenda, con personas que divagan o que no aportan nada, etc.
- Corrige y desarrolla a quienes intenten cumplir con los estándares pero no tengan las habilidades.
- Empieza por la cabeza. Si los altos directivos no dan ejemplo, los managers no seguirán.
- Ten un aliado externo. Los sistemas sociales no se pueden cambiar desde dentro, necesitan un actor externo para generar cambios.
- Evalúa los cambios y los resultados, y comunica los éxitos.
Y en tu empresa… ¿Cómo son las reuniones? ¿Son un mecanismo eficaz de comunicación y coordinación o una pérdida de tiempo? ¡Comparte este artículo con algún compañero, en vez de sufrir las reuniones en silencio!
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