La revista de la escuela de negocios de la Universidad de Harvard ha abordado la utilidad de las reuniones de trabajo a partir de una encuesta realizada entre cientos de ejecutivos y trabajadores. Las conclusiones que alcanzó esta investigación son reveladoras:

• Hasta el 70% de las reuniones serían prescindibles, en la medida en que generan muchos más problemas que soluciones.
• El 65% de los directivos y empleados opinan que las reuniones les impiden completar tareas pendientes
• Otro 71% definió tales citas como actos improductivos e ineficientes que «no sirven para nada»
• Un 64% asoció estos encuentros con una menor posibilidad de pensar en profundidad sobre los retos que enfrenta su departamento o su empresa

Estadísticas de la Oficina de Investigación Económica de Estados Unidos y de la división Workplace Insights de Microsoft han concluido que la pandemia ha contribuido a aumentar el número de reuniones, la cifra de participantes y la duración de los encuentros. De ahí la creciente atención que las escuelas de negocios están dedicando a este asunto, desde el convencimiento de que las reuniones de trabajo corren el peligro de volverse improductivas cuando se acumulan de forma excesiva, se celebran de manera poco expeditiva e incorporan a demasiados participantes.

Como siempre, los managers aparecen tanto como causa del problema y como solución. Las políticas formales e informales que establecen respecto a si, cuándo y cómo nos reunimos son la clave.

La revista Forbes ha informado de las conclusiones de dicho estudio, recogiendo el testimonio de diversos empresarios que han recogido el testigo e introducido modificaciones pensadas para reducir la incidencia negativa que pueden tener las reuniones. También en un artículo de HBR se analiza el tema y se proponen alternativas. Añado algunas ideas desde mi propia experiencia. Entre las posibles soluciones aportadas están:

1. Reunionímetro: ¿Cuánto cuestan las reuniones? Se trata de cuantificar obligatoria y sistemáticamente el coste monetario de la reunión al final de la misma. Se puede calcular fácilmente el coste salarial medio horario en la empresa, multiplicar por las personas presentes y la duración, y se acaba la reunión preguntándonos si ha merecido la pena que la empresa gaste x mil euros. Con un cliente hicimos este cálculo para toda la organización, y la cifra era astronómica. Con mejorar sólo un 1% la duración de las reuniones ya se rentabilizaría un proyecto al respecto. Si se mejorara un 10 o 20%, serían muchos cientos de miles de ahorro para la empresa.
2. La introducción de un límite de 20 minutos para reuniones operativas o de seguimiento que actúa como tope a la duración de estas citas, salvo reuniones muy específicas que requieran más tiempo (formaciones, resolución de temas complejos, etc.).
3. La aplicación de una cifra máxima de reuniones diarias o semanales, siendo selectivo y riguroso con qué temas tratar en reuniones y cuáles otros tratar por otros medios como herramientas digitales para coordinar el trabajo en equipo, bases de datos compartidas, mails, llamadas ágiles, etc.
4. Distribuir el trabajo y delegar: Parece un clásico, pero suele ser mucho más eficaz delegar partes del trabajo, trabajar individualmente y finalmente ponerlo en común, que hacer las cosas en «comandita».
5. Acabar cada reunión revisando la lista de tareas que cada uno se lleva y cuáles son los siguientes pasos. Si alguien no se lleva nada concreto por hacer, probablemente ha estado perdiendo el tiempo.
6. Establecer un horario sin reuniones, un tiempo de alta productividad para el trabajo individual, así como respetar las agendas ajenas, por ejemplo no convocando reuniones en horas ya comprometidas o fuera de horario
7. La regla de realizar las reuniones de pie, evitando sentarse y generando así un incentivo para que las conversaciones sean más ágiles.
8. Convocar sólo a quienes vayan a aportar o necesiten estar en la reunión por algún motivo concreto, y sólo el rato que lo necesiten.
9. Votar al final de la reunión respecto a las habilidades de gestión de reuniones del organizador. Muchos managers pasan años haciendo reuniones horrorosas e improductivas sin ningún feedback.
10. Dar formación sobre gestión de reuniones, seguida de shadow mentoring para verificar la correcta implantación de las buenas prácticas.

En este sentido, un estudio realizado por Benjamin Laker ha encontrado que, con una reducción del 40% en el número y tiempo dedicado a reuniones de trabajo, se pueden lograr mejoras del 78% en la autonomía, del 57% en la comunicación intraempresarial, 43% en la cooperación, un 32% de la cooperación entre trabajadores y departamentos, 71% en la productividad, un 52% en el grado de satisfacción en el trabajo y una caída del 43% en el nivel de estrés declarado por la plantilla.

Fuentes:

https://www.libremercado.com/2022-04-05/reuniones-trabajo-improductivas-perdida-de-tiempo-empresa-6882979/

https://hbr.org/2022/03/dear-manager-youre-holding-too-many-meetings